Privacybeleid

Drukweg – OPP Generator VierTaal

Artikel 1 – Inleiding en doel van de applicatie

Bij Drukweg V.O.F. begrijpen we dat privacy en gegevensbescherming cruciaal zijn binnen het onderwijs. Deze applicatie, de OPP-generator, is specifiek ontwikkeld voor medewerkers van Stichting VierTaal om het opstellen van administratieve documenten, zoals Ontwikkelingsperspectieven (OPP's), gedeeltelijk te automatiseren en te ondersteunen met behulp van AI-technologie.

Onze applicatie is ontworpen naar de richtlijnen van het privacyconvenant. Wij werken volledig conform het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, wat betekent dat de bescherming van persoonsgegevens van leerlingen en medewerkers geborgd is volgens de geldende onderwijsnormen.

In dit privacybeleid leggen wij transparant uit hoe de applicatie omgaat met gegevens. Een essentieel kenmerk van onze werkwijze is dat brondocumenten gedurende het gehele proces binnen de Google-omgeving blijven. Drukweg V.O.F. slaat zelf geen persoonsgegevens op en heeft op geen enkel moment inzage in de inhoud van de verwerkte documenten.

Artikel 2 – Dataverzameling

2.1 Algemeen

De applicatie OPP-generator verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het ondersteunen en automatiseren van administratieve onderwijsdocumenten.

2.2 Gegevens van onderwijsdeelnemers

De volgende categorieën persoonsgegevens van onderwijsdeelnemers kunnen worden verwerkt:

  • Identificerende gegevens
    • Voorletters
    • Voornaam
    • Achternaam
    • Geslacht
    • Onderwijsdeelnemer-nummer
  • Contactgegevens
    • Woonadres
    • Postcode
    • Woonplaats
    • School-e-mailadres
  • Onderwijsinhoudelijke gegevens
    • Nationaliteit
    • Klas of leerjaar
    • Gegevens over examinering
    • Studievoortgang
    • Aan- en afwezigheidsregistratie
    • Gegevens betreffende de begeleiding van leerlingen, inclusief het handelingsplan

2.3 Gegevens van medewerkers

Voor zover noodzakelijk voor de werking van de applicatie kunnen beperkte gebruiksgegevens van medewerkers van de onderwijsinstelling worden verwerkt, zoals:

  • Namen die genoemd worden in het rapport
  • Mailadressen van gebruikers

Artikel 3 – Gebruik van data

3.1 Rechtsgrond voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van artikel 6 lid 1 sub e AVG (taak van algemeen belang) en/of sub b AVG (uitvoering van een overeenkomst), waarbij de onderwijsinstelling optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.

3.2 Doeleinden van de verwerking

Het gebruik van de persoonsgegevens door Drukweg V.O.F. is strikt beperkt tot de volgende doeleinden:

  • Functioneel doel

    Het ondersteunen van medewerkers bij het opstellen van rapportages zoals Ontwikkelingsperspectieven (OPP's) door middel van AI-gebaseerde tekstanalyse en -generatie.

  • Verwerkingsmethode

    Op verzoek van de onderwijsinstelling wordt via een API-call een verwerkingstraject geactiveerd binnen een Google Cloud Function. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een AI-model (Gemini) om tekstuele output te genereren op basis van de aangeleverde brongegevens.

  • Beperkingen

    Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van schriftelijke instructies van de onderwijsinstelling. De gegevens worden in geen geval verwerkt voor reclamedoeleinden, het doen van ongevraagde aanbiedingen of andere eigen commerciële doeleinden van de verwerker.

Artikel 4 – Dataopslag en retentie

4.1 Geen structurele opslag

Drukweg V.O.F. hanteert een strikt beleid ten aanzien van de opslag van gegevens om de privacy van betrokkenen te waarborgen. Drukweg V.O.F. slaat geen persoonsgegevens op binnen de eigen infrastructuur, systemen of applicatieomgeving. Er vindt geen logging of structurele verwerking plaats buiten de tijdelijke verwerkingseenheid.

4.2 Toegang tot gegevens

Drukweg V.O.F. verkrijgt op geen enkel moment toegang tot, of inzage in, de verwerkte persoonsgegevens.

4.3 Subverwerker

Voor de benodigde cloudinfrastructuur en de AI-analyse (Gemini) wordt gebruikgemaakt van de diensten van Google Ireland Ltd.. De verwerking vindt plaats volgens de standaarden van het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy.

Artikel 5 – Delen van gegevens met derden

5.1 Algemeen

Drukweg V.O.F. deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden of eigen gebruik.

5.2 AI-analyse via Gemini

Voor het genereren van de tekstuele output worden gegevens via een beveiligde API-koppeling gedeeld met de AI-service van Google (Gemini). De aangeleverde gegevens worden niet gebruikt voor het trainen, verbeteren of finetunen van AI-modellen.

5.3 Subverwerking

Google Ireland Ltd. treedt op als subverwerker voor zowel de clouddiensten als de AI-analyse. Deze verwerking is uitsluitend technisch van aard en noodzakelijk voor de werking van de applicatie.

5.4 Wettelijke verplichtingen

Gegevens worden uitsluitend aan derden verstrekt indien Drukweg V.O.F. hiertoe wettelijk wordt verplicht, tenzij dit door wetgeving wordt verboden om redenen van algemeen belang.

Artikel 6 – Gebruikersrechten (rechten van betrokkenen)

6.1 Rechten op grond van de AVG

Op grond van de AVG hebben betrokkenen, zoals leerlingen en medewerkers, specifieke rechten met betrekking to hun persoonsgegevens. Drukweg V.O.F. verleent de onderwijsinstelling volledige medewerking bij het honoreren van deze verzoeken.

Deze rechten omvatten onder meer:

  • Het recht op inzage
  • Het recht op rectificatie
  • Het recht op wissing
  • Het recht op beperking van de verwerking

6.2 Afhandeling van verzoeken

Omdat de onderwijsinstelling de verwerkingsverantwoordelijke is, dienen verzoeken van betrokkenen in eerste instantie bij de betreffende school te worden ingediend. Drukweg V.O.F. zal elk verzoek dat rechtstreeks wordt ontvangen onverwijld doorsturen naar de onderwijsinstelling.

Artikel 7 – Google API Services: Limited Use Disclosure

Het gebruik en de overdracht door de OPP-generator van informatie die is ontvangen via Google API's naar een andere app, vindt plaats in overeenstemming met het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use vereisten.

  • Beperkt gebruik

    Wij gebruiken Google-gebruikersgegevens uitsluitend om de functionele doeleinden van de applicatie te vervullen. Gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden of doorverkocht aan databrokers.

  • AI-Integriteit

    In overeenstemming met de veiligheidsnormen voor het onderwijs worden de via Google API's verkregen gegevens niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van generatieve AI-modellen (zoals Gemini).

Artikel 8 – Contactgegevens

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van gegevens door de applicatie kunt u contact opnemen met Drukweg V.O.F.:

  • Organisatie:Drukweg V.O.F.
  • Adres:Hengelolaan 1308, 2544GX 's-Gravenhage
  • KVK-nummer:98885618
  • Contactpersoon:Christiaan Henk ten Berge (Mede-oprichter)
  • E-mail:[email protected]
  • Telefoon:06-31525338